Le contrôle URSSAF est souvent redouté par les employeurs et travailleurs indépendants. Pourtant, en prenant le temps de comprendre comment il fonctionne, vous pouvez aborder cette procédure de manière proactive et éviter de nombreux pièges. Dans cet article, nous répondons à 10 questions essentielles pour vous éclairer sur les étapes du contrôle, les documents à préparer, et la manière dont vous pouvez contester le redressement notifié. L’objectif est de vous permettre de mieux appréhender un contrôle et d’en éviter les pièges.
- Est-il possible de s’opposer à un contrôle de l’Urssaf ?
Il n’est pas possible de s’opposer à un contrôle. Vous avez l’obligation de recevoir l’inspecteur Urssaf dans vos locaux.
Vous devez en revanche être informé du contrôle au moins 30 jours avant la date de la première visite de l’agent. Cet avis doit comporter la date et l’heure de la première visite, l’identité de l’inspecteur en charge du contrôle, ainsi que la liste des documents à préparer.
Il est important d’être accompagné lors du contrôle par son expert-comptable et son avocat afin de pouvoir répondre efficacement aux demandes et questions de l’inspecteur.
- Quelles sont les cotisations contrôlées ?
Le contrôle vise à vérifier le respect de la législation sociale et l’exactitude des montants versés.
Il peut porter sur les cotisations de sécurité sociale et l’ensemble des charges recouvrées prévues par le code de la sécurité sociale. Les cotisations d’assurance chômage et d’AGS, de formation, la taxe d’apprentissage, la retraite ou encore la contribution annuelle due au titre de l’obligation des travailleurs handicapés sont également visées.
De manière plus pratique, l’inspecteur risque de s’attarder sur les éléments suivants :
- Les déclarations d’embauche
- Les modalités de prise en charge des frais professionnels des salariés et leur traitement en paie (frais kilométriques, abonnement transport en commun, indemnités de repas, téléphone, frais d’hôtel ou de restauration, séminaire …)
- L’évaluation des avantages en nature
- Le traitement social des indemnités de départ
- Les cadeaux clients
- Les bons d’achat alloués par le CSE
- Quels sont les documents pouvant être consultés par l’inspecteur ?
La personne contrôlée est tenue de mettre à disposition des agents chargés du contrôle tout document et de permettre l’accès à tout support d’information qui leur est demandé, si nécessaire à l’exercice du contrôle.
Le code de la sécurité sociale ne donne pas beaucoup de précisions sur les documents à présenter lors du contrôle. Il s’agit de tous les documents nécessaires au contrôle.
Les documents les plus fréquemment demandés sont les suivants :
- Sociaux : les DSN, bulletins de paie, contrats de travail, bordereaux de cotisations, registre du personnel…
- Comptables : bilans, grands livres comptables, balances comptables, justificatifs de frais professionnels, factures des sous-traitants…
- Fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition, …
- Juridiques : statuts des sociétés, jugements d’un conseil de prud’hommes, contrats ouvrant droit à des exonérations de cotisations, …
L’inspecteur peut également auditionner les salariés de l’entreprise.
Le défaut de communication des documents demandés lors du contrôle peut par la suite vous empêcher de contester et d’obtenir la nullité du redressement notifié. La communication des documents doit donc être fluide.
- Quelle est la période du contrôle ?
Le contrôle peut porter, au maximum, sur les 3 dernières années civiles et sur l’année en cours (5 en cas d’infraction au travail illégal). L’Urssaf peut choisir de limiter le contrôle à une durée plus réduite.
Ainsi, un contrôle effectué en 2024 pourra porter sur les cotisations dues au titre des années 2021, 2022, 2023 et 2024.
- Quelle est la durée du contrôle ?
La durée du contrôle est en principe fixée à 3 mois entre son début et la lettre d’observations pour les entreprises d’au moins 20 salariés. Cette durée peut néanmoins être prorogée une fois à la demande du cotisant ou de l’inspecteur.
Ce délai de 3 mois n’est pas applicable lorsqu’au cours du contrôle certaines situations apparaissent, notamment en cas de travail dissimulé, obstacle au contrôle, abus de droit, comptabilité insuffisante, documentation inexploitable.
- Doit-on répondre à la lettre d’observations ?
Il ne s’agit pas d’une obligation. Néanmoins, nous vous préconisons toujours d’adresser un courrier de réponse. De simples précisions permettent parfois de limiter le montant du redressement par la suite notifié.
Vous disposez d’un délai de 30 jours à compter de la réception de la lettre d’observations pour y répondre. Ce délai peut être porté à 60 jours à la demande du cotisant, mais l’Urssaf n’est pas contrainte de faire droit à cette demande.
- Est-il possible de contester une mise en demeure si je n’ai pas répondu à la lettre d’observations ?
La réponse à la lettre d’observations n’étant pas obligatoire, vous conservez la possibilité de contester la mise en demeure de payer lorsque vous l’aurez reçue.
- Quel est le délai pour contester une mise en demeure ?
Vous disposez de deux mois à compter de la réception de la lettre de mise en demeure pour la contester en saisissant la commission de recours amiable par lettre recommandée avec accusé de réception.
Vous trouverez les coordonnées de la commission de recours amiable directement sur la mise en demeure. Il s’agit d’ailleurs d’une condition de sa validité.
Une fois saisie, la commission de recours amiable dispose de deux mois pour vous répondre.
- Comment contester la décision de la commission de recours amiable ?
La décision de la commission de recours amiable peut être contestée dans les deux mois de sa réception en cas de décision explicite.
Attention, les décisions explicites dans ce délai restent assez marginales. Ainsi, lorsqu’à l’issue du délai de réponse de la commission, vous n’avez reçu aucune décision, vous devez saisir le Tribunal judiciaire territorialement compétent dans un délai de deux mois.
Il convient donc d’être particulièrement vigilant sur les délais applicables et leur articulation.
- Est-il obligatoire de payer le redressement si je le conteste devant le Tribunal ?
La contestation de la mise en demeure devant la commission de recours amiable et le Tribunal judiciaire ne suspend pas l’obligation de payer le redressement qui vous a été notifié.
Si vous refusez, vous vous exposez au paiement des majorations de retard à l’issue de votre contestation si cette dernière n’aboutit pas favorablement. L’Urssaf peut également mettre un terme à vos échéanciers. La délivrance de certaines attestations, notamment celles nécessaires dans le cadre des marchés publics, peut vous être refusée.
Les délais de contestation devant le Tribunal judiciaire étant relativement longs (5 à 6 ans pour certaines grosses villes), nous vous conseillons de toujours payer le redressement notifié. Des échéanciers peuvent notamment être mis en place. L’Urssaf est un créancier solvable qui s’acquitte plutôt rapidement de ses dettes lorsque le redressement est finalement annulé par le juge.
Un contrôle URSSAF peut paraître intimidant, mais il n’est pas nécessairement synonyme de mauvaise surprise si vous êtes bien informé et bien préparé. N’oubliez pas qu’il est toujours préférable d’être accompagné d’un professionnel pour vous assurer que votre dossier est conforme et pour éviter toute erreur qui pourrait coûter cher. Le contrôle URSSAF n’est pas une fatalité. Agissez avec anticipation, et si nécessaire, vous pourrez toujours contester en toute connaissance de cause.